Bestuurders leggen behoorlijk vaak geheimhouding aan hun ondernemingsraad (OR) op. Bijvoorbeeld bij een adviesaanvraag over een reorganisatie, waarbij mensen boventallig worden. Hét argument voor geheimhouding bij uitstek is: “ Anders ontstaat er onrust in de organisatie”. De OR accepteert de geheimhouding meestal vanuit de gedachte dat het niet anders kan. Maar vaak is geheimhouding helemaal niet nodig! De OR kan de aanval op onterechte geheimhouding inzetten.

Consequenties voor OR-leden

OR-leden aan wie geheimhouding bij een reorganisatie is opgelegd, vinden dat hinderlijk omdat ze de kwestie dan niet van alle kanten en met alle betrokkenen kunnen bespreken en bekijken. Ze missen daardoor essentiële inbreng. Hun advies komt minder zorgvuldig tot stand en is vaak minder van kwaliteit. In feite worden OR-leden door de geheimhouding belemmerd in hun functioneren en kunnen ze hun werk niet optimaal doen. Daar hebben zij last van, de bij de reorganisatie betrokken managers en medewerkers én de onderneming waarvoor de OR ooit is ingesteld.

Op meer persoonlijk vlak hebben OR-leden vaak nog meer last van opgelegde geheimhouding. Het is niet prettig als je je collega’s niet kunt vertellen wat er speelt en waar je over aan het nadenken en vergaderen bent. Het is extra belastend als je als OR-lid informatie over een collega hebt, bijvoorbeeld dat hij zijn baan gaat verliezen, terwijl de betrokkene daarvan nog niet op de hoogte is gesteld. Bijvoorbeeld als het OR-lid in de kantine in gesprek met zo’n collega raakt of van hem hoort dat hij van plan is een huis te kopen dichtbij het werk.

 Commissie Bevordering Medezeggenschap

De Commissie Bevordering Medezeggenschap (CBM) van de Sociaal-Economische Raad (SER) heeft onlangs een brochure over geheimhouding uitgebracht (www.ser.nl). Daarin staan 6 aanbevelingen, waaronder:

Zodra het voorgenomen besluit voldoende duidelijk is, is ‘ angst voor onrust’  op zichzelf onvoldoende argument voor geheimhouding, zeker indien de gevolgen voor werknemers aanzienlijk zijn (werkgelegenheid, arbeidsvoorwaarden). Het tijdig delen van informatie kan onrust dan juist vaak voorkomen.

De CBM pleit voor het terughoudend gebruik maken van geheimhouding en:

De bestuurder dient bij het opleggen van geheimhouding altijd een afweging te maken tussen de (mogelijk) schadelijke gevolgen bij openbaarmaking van de informatie en het besef dat het transparant en tijdig delen van informatie aan de medewerkers het besluitvormingsproces vooruithelpt en onrust voorkomt.

Vanzelfsprekend ontkom je soms niet aan het opleggen van geheimhouding, bijvoorbeeld ten aanzien van beursgevoelige onderwerpen. De CBM stelt dat een OR zich moet realiseren dat geheimhouding soms nodig is en bij zijn positie hoort. Wel moet het opleggen van geheimhouding altijd goed uitlegbaar is.

Initiatiefvoorstel

Onlangs heb ik samen met een Ondernemingsraad een initiatiefvoorstel opgesteld om het onnodig opleggen van geheimhouding terug te dringen, zodat de OR in staat is om zijn wettelijke taak om de medewerkers te vertegenwoordigen en hen daarvoor te kunnen raadplegen adequaat te vervullen.

Het met elkaar het gesprek aangaan over de zin en onzin van geheimhouding vind ik  constructiever dan aan de kantonrechter te verzoeken de geheimhouding op te heffen op de grond dat de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot het opleggen van geheimhouding had kunnen besluiten (WOR, artikel 20, lid 7).

Ik ben benieuwd of meer Ondernemingsraden het idee hebben dat geheimhouding vaak onterecht wordt opgelegd en iets voelen voor een initiatiefvoorstel om het gesprek met de bestuurder hierover aan te gaan?

Marijke Smit