De coronacrisis is zorgelijk voor iedereen, dus ook voor de OR. De OR kan juist in deze tijd een belangrijke rol vervullen. Op enkele aspecten van de rol van de OR tijdens de coronacrisis ga ik in dit blog in, namelijk:

• Toezien op de naleving van de coronamaatregelen van RIVM en overheid
• Informatie ophalen over de ontwikkelingen van omzet en kosten als gevolg van de coronacrisis
• Informatie ontvangen over het aanvragen van steunmaatregelen bij de overheid en UWV
• Meedenken over maatregelen van de organisatie ten aanzien van het opvangen van de gevolgen van de coronacrisis voor de organisatie
• Communicatie over de gevolgen van de maatregelen voor de organisatie naar de medewerkers bevorderen
• OR- en OV-vergaderingen via videobellen bevorderen
• OR-verkiezingen in overleg laten doorgaan of uitstellen

Naleving coronamaatregelen

Voor ieders gezondheid is het van belang dat de coronamaatregelen van het RIVM en de overheid worden nageleefd. Dat betekent onder meer: 1,5 meter afstand van elkaar houden, niet gaan werken bij koorts en/of verkoudheid van jezelf of je huisgenoten, zoveel mogelijk thuiswerken,

Veel bedrijven hebben hun medewerkers gevraagd zoveel mogelijk of helemaal thuis te werken. Medewerkers hebben recht op vergoeding voor hun thuiswerkplek. Bedrijven zorgen daarnaast voor laptops en ICT-verbindingen, zodat medewerkers vanuit huis kunnen inloggen op hun werkomgeving. Daarnaast wordt veelvuldig gebruik gemaakt van videobellen via onder meer Teams, Zoom, Hang-Outs, Skype, FaceTime, Whatsapp Video en Jitsi.

Sommige medewerkers hebben slapeloze nachten omdat ze zich zorgen maken over het coronavirus en de gevolgen voor henzelf en/of hun familie en vrienden. Ook vragen veel medewerkers zich bezorgd af of hun werk en inkomen behouden blijven. Zelfs mensen met werk moeten soms al een beroep op de voedselbank doen. De coronacrisis leidt dus tot veel stress, waardoor de gezondheid in gevaar komt. Werkgevers en OR dienen hier oog voor te hebben.

Er zijn productiebedrijven en dienstverlenende instellingen waar thuiswerken niet of nauwelijks mogelijk is en de activiteiten op het werk doorgaan. Bij de meeste van deze bedrijven worden de coronamaatregelen goed nageleefd, maar er zijn helaas ook bedrijven die hun medewerkers toch naar het werk laten komen als deze zelf verkouden zijn en/of koorts hebben (of hun huisgenoten). Bij de Inspectie SZW is het toch moeten werken bij koorts of verkoudheid momenteel zelfs een van de meest gehoorde klachten.

Ook komt het voor dat medewerkers die tot de kwetsbare groepen behoren (bijvoorbeeld met longziekte, hart- en vaatziekte, problemen met het immuunsysteem) toch door hun werkgever zwaar onder druk worden gezet om naar het werk te komen. Hetzelfde geldt voor ouders van (jonge) kinderen die geen opvang hebben.

De OR kan een luisterend oor bieden aan medewerkers die zich niet veilig op het werk voelen. De OR doet er goed aan deze problematiek –meestal op verzoek geanonimiseerd- bespreekbaar maken met de bestuurder. De OR hoeft hiervoor natuurlijk niet te wachten op de volgende overlegvergadering, maar hij kan de bestuurder hierover beter tussentijds al benaderen. De OR kan zelfs de Inspectie SZW inschakelen als hij geen gehoor bij de bestuurder vindt.

De OR heeft bij het toezicht op de naleving van de coronamaatregelen de wetgever achter zich. Vanuit de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de OR een stimulerende taak om wet- en regelgeving te bevorderen (art.28). Vanuit de ArboWet dient de OR zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden te bevorderen.

Informatie over de ontwikkeling van omzet en kosten

Tijdens de coronacrisis is het nog meer dan normaal van belang dat de OR zich door de bestuurder goed laat informeren over de ontwikkeling van de omzet en kosten als gevolg van de coronacrisis.

Voor de meeste organisaties zal de coronacrisis betekenen dat de begroting dit jaar niet zal worden gehaald. De vraag van klanten zal teruglopen of misschien al volledig zijn gestopt. De vaste kosten, zoals salarissen van vast personeel en huur of hypotheek, lopen door. Hierdoor komen vrijwel alle ondernemingen in meer of mindere mate in de financiële problemen.

De bestuurder is in deze tijd vaak erg druk bezig om de gevolgen in kaart te brengen, waarbij er een grote mate van onzekerheid is omdat niet bekend is hoelang de coronamaatregelen zullen duren en of ze binnenkort worden versoepeld of juist strenger worden. De ene bestuurder zal het vanzelfsprekend vinden om de OR meteen te betrekken bij de bespreking van deze gevolgen, terwijl in andere organisaties de OR zelf initiatief moet nemen om de benodigde informatie op te halen. De OR doet er verstandig aan een actieve rol aan te nemen, zodat hij zijn rol goed kan vervullen.

Informatie over steunmaatregelen

De overheid heeft een pakket van steunmaatregelen voor ondernemingen ingesteld, waaronder het aanvragen van uitstel van belastingbetaling, een bedrag tegemoetkoming ineens voor bepaalde sectoren, een soort bijstandsuitkering zonder de gebruikelijke voorwaarden voor zzp-ers en de Noodmaatregel Overbrugging voor behoud van Werkgelegenheid (NOW). Op de NOW-maatregel wil ik hier even nader ingaan.

De werkgever kan via de NOW bij UWV een tegemoetkoming van maximaal 90% van de loonkosten aanvragen voor een periode van drie maanden. Er wordt eerst een voorschot van 80% van de loonsom van januari 2020 betaald en achteraf volgt een nacalculatie (bijbetaling, terugbetaling of neutraal). De voorwaarde is dat de werkgever tijdens die periode geen ontslag wegens bedrijfseconomische redenen zal aanvragen. Als hij dat toch doet, dan volgt daarop een sanctie.

In de NOW is de verplichting opgenomen dat de OR over de aanvraag wordt geïnformeerd. Hierdoor heeft de OR meteen een ingang om de aanvraag en de verwachtingen van de bestuurder voor de toekomst te bespreken.

Meedenken over de maatregelen

De OR is er niet alleen voor om informatie op te halen, maar natuurlijk ook om er iets mee te doen. De OR kan met de bestuurder en medewerkers meedenken over welke maatregelen op dit moment voor hun organisatie nodig zijn en daarbij goed de belangen van medewerkers vertegenwoordigen. Samen met de bestuurder kunnen er scenario’s worden uitgewerkt, bijvoorbeeld voor een periode van drie, zes, negen en twaalf maanden.

De scenario’s kunnen gaan over vervangende omzet. Denk aan beddenfabrikant Auping die mondkapjes gaat maken, aan hotels die zorgpersoneel tegen een gereduceerd tarief een kamer verhuren, aan horecapersoneel dat asperges gaat steken. Of dichterbij huis: aan restaurants die voor het eerst ook thuis laten bezorgen of afhaalloketten openen en aan winkels die nu overgaan op online verkoop.

De scenario’s kunnen ook gaan over het reduceren van de kosten. Bij veel organisaties zijn de loonkosten van zowel vast personeel als tijdelijke medewerkers en flexwerkers een belangrijke kostenpost. De bestuurder zal daar wellicht op willen bezuinigen. De OR zal hierover graag mee willen denken en praten.

Wij horen van “onze” OR-en dat veel onderzoeken en projecten worden opgeschort, omdat de prioriteit is verschoven. Dit heeft vaak in eerste instantie gevolgen voor de projectmedewerkers op tijdelijke en flexbasis.

Als tijdelijke medewerkers bij goed functioneren na afloop van hun contract normaliter in vaste dienst werden genomen en dat nu niet meer gebeurt, dan wijzigt daarmee het aannamebeleid en heeft de OR hier instemmingsrecht (art.27 WOR) op.

Als flexwerkers niet meer worden ingezet, dan bespaart de organisatie daarmee weliswaar direct kosten maar worden de gevolgen afgewenteld op de flexwerkers (en indirect de maatschappij). De OR kan opkomen voor flexibele arbeidskrachten in het kader van de NOW-maatregel door te wijzen op het volgende: Als de werkgever de flexwerkers hun loon doorbetaalt (geen verplichting, maar coulance), dan wordt de subsidie hoger dan als hij daarmee stopt. De OR kan er desgewenst op aandringen om de flexkrachten door te betalen, mede omdat deze weer nodig zijn als de coronamaatregelen worden versoepeld of ingetrokken.

Sommige werkgevers dringen er bij hun personeel op aan om tijdens de coronacrisis vakantiedagen op te nemen of ze schrijven zelf verlofdagen af terwijl de medewerkers wel werken. Medewerkers hoeven hier wettelijk gezien niet in mee te gaan, maar ze voelen zich vaak onder druk gezet. Ze vrezen voor het voortbestaan van de organisatie en daarmee van hun baan en geven daarom toe. De OR kan dit bespreekbaar maken in zijn overleg met de bestuurder en over de resultaten communiceren met zijn achterban. De OR kan zo een buffer vormen tussen de medewerkers en de bestuurder.

De coronacrisis kan tot versobering van arbeidsvoorwaarden leiden. Indien er een cao geldt, wordt hierover tussen werkgever(s) en vakbond(en) onderhandeld. Bedrijfseigen regelingen zijn meestal via het instemmingsrecht tussen bestuurder en OR tot stand gekomen. Dit betekent dat wijziging of intrekking ervan eveneens instemmingsplichtig is (art.27 WOR). Ook hierbij is dus weer een rol voor de OR weggelegd.

De coronacrisis kan ook tot reorganisatie of zelfs sluiting leiden. Het is van belang dat de OR tijdig bij dergelijke ingrijpende processen wordt betrokken. De OR doet er daarom goed aan signalen die in deze richting wijzen op te vangen. Aangezien veel OR-leden nu ook vanuit huis werken, dient de OR op andere wijze in contact te blijven met de bestuurder, managers en andere medewerkers. De OR kan bijvoorbeeld regelmatig met collega’s (video)bellen of mailen om informatie uit te wisselen. Als de bestuurder tot reorganisatie of sluiting besluit, dan volgt vanzelfsprekend een adviestraject (art.25 WOR).

Communicatie bevorderen

Medewerkers hebben behoefte aan goede communicatie over de gevolgen van de coronacrisis voor hun onderneming en werkgelegenheid. De OR kan een belangrijke rol spelen in het bevorderen van deze communicatie.

Zelfs als de OR aandacht heeft voor de communicatie naar de medewerkers gaat het in de praktijk niet altijd goed. Bij een onderneming waarvan ik de OR adviseer, was een reorganisatie in het hogere management doorgevoerd. De OR was daar tijdig onder geheimhouding bij betrokken. De OR had in zijn advies onder meer gevraagd om goede communicatie met de medewerkers, die sinds half maart allemaal thuiswerken. De bestuurder had bij zijn mededeling een organogram verstrekt, waarop de werkvloer niet was afgebeeld. Er brak grote ongerustheid uit onder sommige medewerkers die uit het organogram afleidden dan hun afdeling en daarmee hun baan zou komen te vervallen. De bestuurder heeft op aanraden van de OR iedereen daarna weer gemaild met uitleg van de feitelijke stand van zaken. Voortaan wil de OR natuurlijk graag vooraf worden betrokken bij de wijze van communicatie met de medewerkers.

OR- en Overlegvergaderingen via videobellen

Bij een aantal van “onze” OR-en horen we dat OR- en Overlegvergaderingen (OV’s) zijn geannuleerd, omdat er geen geschikte vergaderfaciliteiten zijn waarin de 1,5 meter afstand in acht kan worden genomen. Op de korte termijn is dit annuleren begrijpelijk. Op de iets langere termijn dienen er echter creatieve oplossingen te worden gevonden. Juist in deze crisistijd is het onderling overleg van de OR en het overleg van bestuurder en OR essentieel. Er moeten immers aanpassingen worden gedaan.

Gelukkig ontdekken steeds meer organisaties het videobellen. Dat gaat niet altijd even soepel qua techniek en qua werkomgeving thuis, maar dat went meestal spoedig. Wel blijkt het videobellen inspannend te zijn en verdienen kortere vergaderingen daarom aanbeveling. Dat betekent dat er meer tijd in de voorbereiding en nazorg van de vergaderingen moet worden gestoken dan bij een fysieke vergadering gebeurt. OR-en kunnen meer daar commissies en werkgroepen laten voorbereiden.

OR-verkiezingen

In sommige ondernemingen loopt de zittingstermijn van de OR binnenkort af. Onder deze omstandigheden is het moeilijker om kandidaten te werven en campagne te voeren. Vanzelfsprekend kan het wel, bijvoorbeeld via e-mails, intranet, nieuwsbrieven, filmpjes en (video) bellen. Ook het stemmen kan digitaal, maar daarvoor moeten dan wel de juiste voorzieningen voor alle medewerkers beschikbaar zijn.

In het uiterste geval kunnen de OR-verkiezingen worden uitgesteld. De vraag is alleen: tot wanneer? Een uitstel van bijvoorbeeld drie maanden is meestal geen probleem, als daarvoor de juiste procedure wordt gevolgd. Dit gebeurt wel vaker, bijvoorbeeld bij een fusie of reorganisatie. Nodig voor elk uitstel is dat de OR, medewerkers, bestuurder en vakbonden hier geen bezwaar tegen hebben. Onder de huidige omstandigheden zal dat niet snel het geval zijn, lijkt mij. Een eerste uitstel van drie maanden vanwege de coronacrisis is een goede optie. Na drie maanden kan de procedure worden herhaald als dat dan echt nodig is. Uitstel moet natuurlijk niet eindeloos duren. Zodra dat weer mogelijk is, moeten de OR-verkiezingen worden georganiseerd. Voor medewerkers is het goed om invloed op de samenstelling van de OR te hebben, juist in deze crisistijd. Voor de OR is het natuurlijk ook prettig om eens in de zoveel tijd een nieuw mandaat te krijgen, waardoor hij ook steviger in het overleg staat.

OR training en advies

Mochten de coronamaatregelen het bijvoorbeeld na 1 juni 2020 weer mogelijk maken om te gaan trainen, dan doet de OR er verstandig aan om (al dan niet uitgestelde) trainingen te gaan plannen voor in de zomerperiode en direct erna. Daarnaast kunnen sommige trainingen op maat natuurlijk ook via videobellen worden verzorgd. Creatief denken en samen ontwikkelen is meer dan ooit nodig.

Ook het inschakelen van OR adviseurs blijft juist in deze moeilijke tijd van belang om goede resultaten te bereiken.

Conclusie

Zowel voor OR als bestuurder is de coronacrisis een drukke tijd, omdat er allerlei besluiten moeten worden genomen. Besluiten die vaak zelfs raken aan de continuïteit van de onderneming. Een actieve OR die constructief meedenkt en de communicatie met de medewerkers bevordert, kan een belangrijke rol in deze crisis vervullen.

Marijke Smit