Ondernemingsraadsleden (OR-leden) worden gekozen door de medewerkers in de organisatie, de collega’s van de OR-leden, de zogenaamde achterban. Als de OR na de verkiezingen in nauw contact met zijn achterban weet te blijven, worden beide daar beter van. De OR weet dan immers wat er leeft, wat vreugde geeft en wat zorgen baart. Daardoor kan de OR een betere schakel tussen bestuurder en achterban zijn en wordt de positie van de OR sterker. Op zijn beurt voelt de achterban zich gehoord door de OR.
Als adviseur/trainer merk ik dat een moderne OR steeds meer oog krijgt voor zijn achterban. OR-en zetten allerlei middelen in om het contact met de achterban te versterken. Het persoonlijk contact blijkt tot de hoogste tevredenheid bij de achterban te leiden.
De OR zoekt de achterban op
Met twee van de OR-en waar ik als adviseur/trainer voor werk heb ik recentelijk een succesvolle achterbanraadpleging meegemaakt.
De ene organisatie is dienstverlenend en heeft kantoren verspreid over het hele land. Er was een nieuw werkproces ingevoerd na een adviestraject, waarbij de OR een aantal kanttekeningen had geplaatst. De OR had met de bestuurder afgesproken zelf een achterbanraadpleging te zullen houden na de implementatie. Medezeggenschappers zijn in duo’s naar kantoren gegaan en hebben met groepen van medewerkers en daarnaast met managers gesproken. In totaal hebben een kleine 200 mensen meegedaan. Uit de gesprekken kwamen zowel zaken naar voren die goed lopen als zaken die beter kunnen. De OR heeft een geanonimiseerd rapport van de achterbanraadpleging gemaakt. Dit wordt gedeeld met de organisatie en besproken met de bestuurder. Respondenten kunnen zo ook het verhaal van hun collega’s lezen. Het uiteindelijke doel is om verbeteringen door te voeren.
De andere organisatie is een productielocatie met een Sales & Marketing afdeling, onderdeel van een multinationale onderneming. De medewerkerstevredenheid scoort bijzonder laag. Een eerder ingezet verbeteringsprogramma heeft niet gewerkt. Er lijkt iets aan de hand te zijn met het vertrouwen van medewerkers in het management. De OR gaat nu in duo’s met alle 400 medewerkers praten. Dit gebeurt per afdeling, waarbij afzonderlijk met managers en medewerkers wordt gesproken. De OR rapporteert de bevindingen geanonimiseerd aan achterban en bestuurder en bespreekt de gewenste verbeteringen met de bestuurder.
In beide gevallen speelt de OR een belangrijke rol om als verbindende schakel tussen bestuurder en achterban mee te werken aan het realiseren van verbeteringen in de organisatie. Medewerkers stellen de persoonlijke aandacht van de OR ook erg op prijs, omdat zij zich gehoord weten.
Het doel
Een achterbanraadpleging is niet altijd het beste communicatiemiddel om in te zetten. De OR bedenkt telkens eerst wat hij met de communicatie met de achterban wil bereiken, het doel.
Voor verschillende doelen worden vervolgens de daarbij passende middelen ingezet:
• Bij het raadplegen van de achterban is de OR aan het luisteren. De OR haalt op wat er onder de medewerkers leeft. Het doel is vaak om inzicht te krijgen en daaraan vervolgens acties te verbinden. Bijvoorbeeld nagaan of nieuw werkplekken voldoen.
• Bij het overbrengen van zijn mening en daar een reactie op zoeken, laat de OR tweerichtingsverkeer toe. Bijvoorbeeld als de OR de OR-verkiezingen een paar maanden wil uitstellen, omdat er een fusie of reorganisatie aankomt.
• Bij het zoeken van de dialoog met de achterban, wil de OR tweerichtingsverkeer bereiken. Bijvoorbeeld een dialoog over de speerpunten van de OR voor het komend jaar of voor de nieuwe zittingsperiode.
• Bij het mobiliseren van de achterban zoekt de OR steun. De nadruk ligt op het overhalen, het beïnvloeden van mensen. Bijvoorbeeld steun zoeken voor een OR-standpunt dat moeilijk bij de bestuurder ligt, zoals meer flexwerken.
• Bij het informeren van de achterban, is de OR aan het zenden. De OR presenteert feiten en laat de meningsvorming bij de medewerkers. Bijvoorbeeld de publicatie van de opkomst en de uitslag van de OR-verkiezingen.
Conclusie
Een OR die het contact met zijn achterban goed weet te onderhouden, maakt steeds een afweging over welke communicatiemiddelen het best bij het desbetreffende doel passen. Soms is een achterbanraadpleging het geijkte middel. Het kost best veel tijd, maar levert zowel de medewerkers als de OR ook enorm veel op.
Uit onderzoek is gebleken dat mensen vooral het persoonlijk contact met OR-leden waarderen. Als dit mogelijk is en bij het doel past, zoek dat dan vooral op!
Een goed contact met de achterban leidt tot meer inzicht over wat er speelt en wat dat voor medewerkers betekent en versterkt bovendien de positie van de OR in de organisatie.
Dit is het eerste van twee delen over de achterban meer centraal in het OR-werk. Het tweede deel is later dit jaar gepland.
Marijke Smit
marijkesmit@wvo-vanwaarde.nl en 06 – 536 10 344
